Какова ответственность за подписание документов электронной подписью руководителя при внедрении ЭДО в бюджетных учреждениях?
Добрый день!
Уважаемые коллеги, законодательство обязательно вводит внутренний ЭДО для бюджетников, в целях экономии и удобства подписания документов не будет ли сведена вся работа по подписанию электронных документов всеми подряд, не будет же руководитель в ПК вылавливать какие документы, их читать и кропотливо подписывать ЭП если, допустим, крупная организация. Соответственно вся ответственность за содержание документов и факт полного выполнения работ, оказания услуг будет ложиться на лиц, имеющих доступ к подписи руководителя. Т.е. документ никто не проверяет, т.к. лицам, получающим документ важно оперативно его оплатить и провести в учете, начальники подразделений и прочие ответственные лица самоустранились, т.к. в целях оперативности и экономии все подписывается одной подписью руководителя. Получается, что вся ноша ответственности за содержание документа ложится на лиц, принимающих документы. Возможно также злоупотребление доступом к подписи руководителя (кто-то может в своих личных целях сделать липовые договоры). Кроме того, по действующему законодательству юр.силу имеет только электронный документ, а его распечатывание и подписание "живой" подписью руководителя или ответственного лица - пустая трата времени и бумаги. Кроме того, если вышел из строя сервер, как теперь восстанавливать документооборот, если все в эл. виде, негде посмотреть что нужно восстанавливать? Как обезопасить лиц, подписывающих документ ЭП руководителя от несвойственных им функций, а также предусмотреть поломку сервера и исчезновение эл. документов?
Благодарю за помощь.
С уважением,
Светлана.
Уважаемые коллеги, законодательство обязательно вводит внутренний ЭДО для бюджетников, в целях экономии и удобства подписания документов не будет ли сведена вся работа по подписанию электронных документов всеми подряд, не будет же руководитель в ПК вылавливать какие документы, их читать и кропотливо подписывать ЭП если, допустим, крупная организация. Соответственно вся ответственность за содержание документов и факт полного выполнения работ, оказания услуг будет ложиться на лиц, имеющих доступ к подписи руководителя. Т.е. документ никто не проверяет, т.к. лицам, получающим документ важно оперативно его оплатить и провести в учете, начальники подразделений и прочие ответственные лица самоустранились, т.к. в целях оперативности и экономии все подписывается одной подписью руководителя. Получается, что вся ноша ответственности за содержание документа ложится на лиц, принимающих документы. Возможно также злоупотребление доступом к подписи руководителя (кто-то может в своих личных целях сделать липовые договоры). Кроме того, по действующему законодательству юр.силу имеет только электронный документ, а его распечатывание и подписание "живой" подписью руководителя или ответственного лица - пустая трата времени и бумаги. Кроме того, если вышел из строя сервер, как теперь восстанавливать документооборот, если все в эл. виде, негде посмотреть что нужно восстанавливать? Как обезопасить лиц, подписывающих документ ЭП руководителя от несвойственных им функций, а также предусмотреть поломку сервера и исчезновение эл. документов?
Благодарю за помощь.
С уважением,
Светлана.
Comments
-
Добрый день!Цитата: вся ответственность за содержание документов и факт полного выполнения работ, оказания услуг будет ложиться на лиц, имеющих доступ к подписи руководителя.Это неверное утверждение. Всю ответственность за подписание документов электронной подписью руководителя нес и будет нести руководитель.
А "доступ лиц к подписи руководителя" есть не что иное, как компрометация ключа подписи. Если в ходе проверки данный факт вскроется, то все "подписанные" таким образом документы будут признаны ничтожными, то есть не порождающими правовых последствий.
Попробуйте представить, что будет грозить утвердившему отчет бухгалтеру, если вдруг выяснится, что данные в отчете не подтверждаются ни одним актом и ни одной накладной. При крупном размере уголовное преследование в такой ситуации весьма вероятно.
Поэтому ответ на ваш вопросЦитата: Как обезопасить лиц, подписывающих документ ЭП руководителяможет быть только один.
Не нарушайте закон и не компрометируйте подпись. Не передавайте сертификат подписи руководителя иным лицам.
Объясните руководителю все возможные последствия. Организуйте процесс так, чтобы он сам подписывал документы. Ведь отвечать за компрометацию ключа и фальсификацию документов будет и сам руководитель. А не только то лицо, которое подделывает подпись руководителя. -
Добрый день!
У Вас слишком плоский взгляд на электронный документооборот.
Основная проблема зиждется на том, что Вы считаете, что доступ к подписи руководителя иеют все, кому не лень.
А это не так.
По Закону, если к подписи физического лица имеет доступ другое физическое лицо, это называется дискредитация подписи и влечёт признание этой подписи недействительной.
Электронный документооборот внутри организации не может существовать только вокруг подписи руководителя. Это неизбежно приведёт к дискредитации этой подписи или введёт всю работу организации в коллапс.
Электронная подпись руководителя нужна не столько для внутренних документов, сколько для внешних.
В крупных организациях для ускорения работы с внешними потребителями документов, определяется круг лиц, имеющих право подписи тех или иных документов и каждому оформляется своя электронная подпись. И доверенность.
Самая оптимальная организация работы - это, когда руководитель сидит в кабинете со токеном со своей подписью в кармане и раскладывает пасьянс в компьютере. А работа вокруг кипит и все документы оформляются в нужные сроки.
Это, конечно, шутка, с большой долей здравого смысла.
Это, что касается внешних документов.
А Вы, как я понимаю, спрашиваете про внутренний электронный документооборот.
Тут с подписью ещё проще.
Это для внешних пользователей нужна усиленная квалифицированная электронная подпись или иногда её называют проще: квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Для внутреннего документооборота нужно электронные подписи попроще и подешевле: усиленная неквалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.
В зависимости от важности документа (и последующей ответственности) применяется та или иная подпись.
Фактически каждый работник организации, перешедшей на внутренний ЭДО получает свою подпись.
Пример простой электронной подписи: сочетание логина и пароля.
Вот Вы, например, вошли на наш сайт, введя свою простую электронную подпись, т.е. ввели логин и пароль.
Так и самый простейший ЭДО строится по такому же принципу.
Вы вошли в систему (в базу, программу, сеть...) по логину и паролю, система определила Вас, как такого-то человека с такими-то полномочиями.
И всё, Вы работаете себе дальше.
Раньше Вы сделали документ (внутренний) в компьютере, распечатали, подписали и отнесли вручную куда надо.
Сейчас Вы сделали этот же документ в этой же системе и распечатывать уже не надо, просто нажимаете кнопочку "подписать" и потом кнопочку "отправить"...
Конечно, это примитивная схема ЭДО, но на её основе выстроены практически все системы внутреннего ЭДО.
Я не ставлю себе задачу сагитировать Вас на применение ЭДО - этим и без меня есть кому заняться. И в Вашей организации в том числе.
В мою задачу входи разъяснить два главных момента в отношении электронных подписей
1. КЭП руководителя может подписываться только руководитель. Чтобы за руководителя подписаться, нужно иметь доверенность и свою КЭП.
2. Для внутреннего документооборота каждый сотрудник должен получить свою электронную подпись. Хотя бы "простую электронную".
Успехов!
